I 5 più frequenti errori delle PMI

Anno nuovo ma vecchi errori per tante imprese medio piccole in Italia.

1 – Lean Production cosa sei?

La Lean Production (da non confondere con la Lead Generation, che è tutt’altro), è quella che viene definita la produzione snella, diffusa ampiamente grazie alla Toyota, che la utilizzò per superare i limiti emersi dalla produzione di massa Fordista. Il periodo era il secondo dopoguerra, ma, nonostante gli anni passati, ancora oggi non è stata ampiamente compresa da molte aziende, che ignorano i notevoli benefici che può apportare.

Si tratta di un miglioramento dei cicli generato da una serie di accortezze produttive, limitando il più possibile le attività non necessarie (come i tempi morti di attesa di materiali e lavorazioni), ottimizzando i trasporti ed eliminando quelle procedure superflue che non generano utili o valori aggiunti.

Oggi questi aspetti assumono sfumature sempre più interessanti, soprattutto a seguito della battaglia dei prezzi generata dalla crisi economica. A volte banalizziamo i tempi che stiamo vivendo, riducendoli ad un ciclico stallo economico, quando il periodo storico 2008 – 2014 (siamo ottimisti) verrà ricordato anche come una fase di profonda trasformazione sociale e dei consumi. La mancanza di liquidità, unita alle innovazioni tecnologiche, ha avuto importanti risvolti sui mercati che devono essere tenuti in considerazione.

Competizione in passato comportava un innalzamento della qualità o un abbassamento dei prezzi, oggi significa entrambi, ed è pertanto fondamentale comprendere appieno i costi aziendali per poterli contenere (dato che gli utili sono già stati compressi all’osso).

Si può questionare che questa situazione di contrazione del mercato non interessi chi ha fatturati esteri molto importanti, ma è bene non sottovalutare quanto siano repentini i mercati e sempre più instabile la situazione politica internazionale.

Le aziende non possono più permettersi gli errori legati alla produzione, dato che rivestono un ruolo molto importante nella costruzione del prezzo, arrivando anche a parecchi punti percentuali. Il mercato chiede prodotti di qualità, dotati di tutte le certificazioni richieste e presentati nel migliore dei modi, grazie ad una struttura di vendita all’altezza. Sono passati gli anni in cui le aziende venivano giudicate dal volume dei cataloghi, valutando la completezza della gamma con una bilancia. Quel mondo presto non ci sarà più, dato che i nostri clienti non hanno più né modo né voglia di portarsi in giro volumi ingombranti e, anche se digitalizzati, non hanno certamente bisogno di file che blocchino i tablet.

Quando il tanto citato Jobs fece il suo rientro alla Apple, molti storcevano il naso, consapevoli delle difficoltà che aveva avuto nel suo primo ciclo, ma lui, disinteressato come il ruolo richedeva, prese decisioni drastiche anche impopolari, mettendo però le basi per quella che sarebbe stata la rinascita del marchio, che da lì a breve avrebbe presentato il primo iPod. L’azienda che aveva ritrovato era piena di una infinità di prodotti (i cattivi direbbero come lo è la vecchia Nokia di oggi); la prima cosa che decise di fare fu quello di stravolgere la gamma raccogliendone le caratteristiche in pochi apparecchi più completi e tagliando tutti gli altri, destinando i soldi risparmiati in quella Ricerca e Sviluppo che negli anni avrebbe sfornato un dispositivo più innovativo dell’altro.

Attenzione, non sto dicendo che bisogna avere pochi prodotti, ma il numero di dispositivi che il mercato chiede. Se avete una dozzina di articoli che si sovrappongono nella fascia di mercato allora forse è il caso che vi sediate, magari facendovi consigliare da una fonte esterna che abbia l’obiettività necessaria.

Avere il numero giusto di prodotti con articoli ottimizzati significa dare più potere contrattuale all’ufficio acquisti, che con numeri accorpati, e dunque più importanti, potrà chiedere una rivisitazione dei prezzi, utilizzando il tempo liberato per la ricerca di nuovi fornitori. In magazzino meno codici significa movimentazioni minori, più ordine e meno possibilità di errore; meno muletti in giro e dunque più sicurezza e più tempo per le lavorazioni. Negli uffici significa più comprensione dei prodotti, più facilità di scelta per il cliente e più tempo a disposizione per l’ufficio tecnico, che può migliorare i componenti o sviluppare nuove idee.

Perché un grafico vi presenta sempre tre scelte invece di venticinque possibilità?

2 – Bisogna essere liquidi

Il concetto di società liquida sta assumendo un’importanza sempre maggiore anche dal punto di vista sociale e filosofico, ma è anche vero che oggi non tutte le aziende, soprattutto quelle produttive e di lunga data, possono permetterselo. Bisogna anche dire, però, che si vedono cose nei nostri uffici che nel 2015 dovrebbero essere bandite. Di questo dobbiamo essere tutti d’accordo.

Impiegare tre persone per mandare delle lettere, o scrivere vagonate di mail una ad una, rientrano tra queste.

Quel meraviglioso mondo che è la rete offre oggi un numero di opportunità che non potete neanche immaginarvi. Aprire la mente non significa solamente ricevere ed ascoltare saltuariamente nuovi fornitori, ma significa anche capire quello il mercato ci può offrire e utilizzarlo laddove lo troviamo interessante. Come fare? Non caricando ulteriormente l’ufficio tecnico; esistono tanti consulenti che, essendo battitori liberi, non hanno solo la possibilità, bensì la necessità di doversi plasmare in funzione dei contenitori che incontrano. Loro sono liquidi e sono quelli che possono dare nuova ninfa alla tua azienda, in modo che tu possa valutare e scegliere le soluzioni migliori.

3 – Nessuno deve essere indispensabile

Troppe aziende, soprattutto a conduzione familiare, hanno il difetto negli anni di accentrare in poche persone dei ruoli fondamentali all’interno dell’organigramma, mettendo nelle loro mani competenze fondamentali per il regolare prosieguo dell’attività. Il buon datore di lavoro deve rendersi conto di queste situazioni, che possono diventare deleterie per tre motivi:

Prima cosa. Egoistica. Una figura che diventa consapevole della propria importanza può avanzare pretese, fino ad allora impensabili. Potrebbe arrivare il giorno in cui si verrà messi al muro con la minaccia di abbandonare la barca e tanti auguri. E’ vero che c’è il preavviso, ma se fate un giro da un avvocato del lavoro troverete tanto materiale su cui riflettere…

Seconda cosa. Apparentemente altruistica. Volete che il vostro uomo migliore renda ancora di più? Mandatelo in vacanza. Non è più possibile assistere a tecnici e commerciali rinchiusi all’interno dei propri uffici, senza la possibilità di svago, dato che su di loro grava tutta l’attività dell’azienda. Avete mai pensato perché sotto la doccia arrivano le idee migliori? E’ nel momento in cui si è liberi mentalmente che il nostro cervello si apre, con la possibilità di scoprire terreni inesplorati. Se avete un quesito che non sapete risolvere, andate a dormire. Sarà il miliardo di sinapsi dentro la vostra scatola cranica a lavorare al vostro posto. Se volete migliorare la produttività all’interno dei vostri uffici dovete periodicamente far ruotare i vostri uomini migliori, dato che le ferie non sono solamente un obbligo sindacale, ma anche la più importante fonte di ricarica.

Terza cosa. Terrena. Ok, non ti ammali d’inverno, hai la pelle dura e nonostante ti sia fatto tante settimane bianche non ti sei mai rotto niente. Ho una triste notizia per te: non sei immortale e con te tutti i tuoi dipendenti. Attenzione, questo non deve essere inteso solamente nel senso più tragico (anche se un giorno tutti verremo trasportati sdraiati, nonostante non siamo imperatori), ma anche per possibili vicende positive. Immaginate che si aprano nuove interessanti prospettive all’estero, ma con la necessaria presenza di alcuni elementi fondamentali. Come ti comporteresti, lasceresti perdere per la paura che siano lontani?

In teoria, a tal proposito ci sarebbero delle cose interessanti da leggere anche all’interno della ISO 9001, ma sappiamo che non sia proprio una piacevole lettura estiva…

4 – Non si cercano più i profili migliori.

Signori miei, se siete una squadra di calcio che punta alla vittoria del campionato, serve qualcuno che là davanti la butti dentro. Non potete continuamente cercare nelle categorie inferiori nella speranza che crescano, dato che se qualcuno è arrivato a giocare in serie A un motivo ci sarà.

La cosa paradossale è che quelle figure che potrebbero fare la differenza non costano poi chissà quanto di più, ma è l’idea di assumerli che blocca. Bisogna essere vicini al proprio periodo storico (a proposito, hai letto l’articolo sui nuovi mezzi di diffusione?) e oggi troviamo a casa tantissimi giovani e meno giovani preparatissimi. Inserire in azienda un uomo che ha esperienza non solo ti farà guadagnare il suo valore aggiunto, ma potrebbe rappresentare il collegamento giusto tra i senior in azienda e le nuove tecnologie, oltre ad aiutare l’inserimento dei giovani.

L’azienda importante che va in frantumi rappresenta un disastro per tutte le famiglie dei dipendenti e per tutto il sistema che ci gravitava: i clienti si ritrovano senza più le professionalità su cui contavano e i fornitori improvvisamente perdono quote a volte importanti del proprio fatturato. In piazza arrivano però figure che possono essere perfette per la propria azienda. Una specie di mercato di riparazione.

C’è da aggiungere, inoltre, che da una parte ci sono aziende che rinunciano alla qualità solamente per l’apparente aspetto economico (formare un inesperto costa di più, fidatevi), dall’altra ce ne sono che avanzano pretese assurde. E’ ovvio che se cercate un neo laureato con esperienza, che conosca perfettamente quattro programmi e parli anche tre lingue magari non lo trovate, e, se magari dovesse esistere, siete sicuri che potendo scegliere verrebbe da voi?

I neo laureati o gli inesperti – continuando il ragionamento del calcio – sono i ragazzi che arrivano dalle giovanili. E’ doveroso dar loro spazio, e anche tanto, ma è bene seguirli nell’inserimento, senza che siano caricati di stress e responsabilità eccessive. Dopotutto, se non si sbaglia a 24 anni, quando si può?

5 – Mancanza di pianificazione nelle vendite.

Ma veramente pensate di vendere andando a bussare porta a porta? Per chi non se ne fosse accorto, il mondo è cambiato e con esso il modo di proporsi. Oggi non sopportiamo più che ci venga detto cosa dobbiamo fare, ma bisogna presentarsi nel migliore dei modi, facendosi eventualmente trovare pronti.

Il modello “ciao bello, io ci sono e posso aiutarti, se ti serve chiamami” voi non ci crederete, ma funziona.

Le feste natalizie del 2013 per tanti verranno ricordate solo per i chili messi in pochi giorni o per le vacanze ai tropici, ma hanno rappresentato un evento importante, dato che per la prima volta gli acquisti on-line hanno superato i fatturati dei negozi fisici. E’ anche vero che alcuni siti stanno diventando degli stalker e la gente ha diminuito gli accessi su YouTube per non sorbirsi 90 secondi di pubblicità, ma internet ci ha insegnato che oggi bisogna dimostrare di esserci e, a volte, di saper aspettare.

Dietro dovrà esserci una struttura pronta, ottima comunicazione, e un buon sito che funga da motore. E poi? All’inizio avevamo citato la Lead Generation…